Để không bỏ sót việc, nhất là những việc quan trọng, là một yêu cầu tối thiểu để tiến độ công việc của bạn trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải nhớ mọi thứ, làm mọi việc. Điều bạn cần là duy trì thói quen ghi chép, ưu tiên và kiểm tra tiến độ công việc mỗi ngày.
Bạn bận rộn, chưa hẳn vì bạn nhiều việc. Đôi khi, những thứ như: email, cuộc gọi, tin nhắn…lại khiến bạn tất bật chứ không phải đến từ nhiệm vụ chính. Bạn muốn làm chủ thời gian, làm chủ cuộc sống nhưng tâm trí thì lúc nào cũng vừa làm, vừa nhớ, vừa lo.
Áp dụng cách để không bỏ sót việc sẽ tối ưu hóa hiệu quả công việc, giải phóng sức lao động và giúp bạn dành nhiều thời gian cho nghỉ ngơi, tận hưởng cuộc sống.
1. Thay vì đa nhiệm, hãy ưu tiên và cam kết thực hiện
Sự đa nhiệm khiến công việc chồng chéo
Bạn xem một báo cáo, nhưng có thể, trong đầu vẫn đang nghĩ đến cuộc hẹn, hóa đơn, tin nhắn chưa trả lời…Sự tập trung làm việc sẽ trở nên khó khăn vì não bạn phải liên tục thay đổi mục tiêu.
Việc có nhiều suy nghĩ, nhiều nhiệm vụ cùng lúc thường được gọi là “đa nhiệm”. Đây là quá trình chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ. Mỗi lần chuyển đổi như vậy đều làm gia tăng về thời gian, cũng như suy giảm sự tập trung để hoàn thành trọn vẹn một công việc.
Vì vậy, cách quản lý công việc tốt không bắt đầu bằng việc cố gắng làm nhanh, làm nhiều hơn. Nó bắt đầu bằng việc ưu tiên và cam kết thực hiện ưu tiên.
2. Để không bỏ sót việc, hãy đưa mọi đầu việc ra khỏi trí nhớ
Sổ tay là cách để “nhớ giùm” công việc của bạn
David Allen, chuyên gia tư vấn về năng suất người Mỹ, tác giả phương pháp “Getting Things Done” (phương pháp quản lý công viêc hiệu quả-GTD), từng nhấn mạnh: “Tâm trí dùng để tạo ra ý tưởng, không phải để giữ chúng.”
Bạn không chỉ mệt vì phải làm nhiều. Bạn còn mệt vì phải liên tục nhớ mình cần làm gì tiếp theo.
Để không bỏ sót việc, hãy tạo một nơi duy nhất để “nhớ giùm” công việc của bạn. Đó có thể là sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc trình quản lý tác vụ, miễn là bạn tin tưởng và kiểm tra nó thường xuyên.
Mỗi mục trong danh sách việc cần làm nên trả lời được ba câu hỏi:
1. Công việc cụ thể là gì?
2. Bước thực hiện tiếp theo là gì?
3. Khi nào thì hoàn thành?
Ví dụ, nếu chỉ ghi là “chuẩn bị cuộc họp” thì vẫn còn mơ hồ. Trong khi đó, nếu bạn ghi “soạn ba ý chính và đọc tài liệu cuộc họp trước 30 phút” thì sẽ cụ thể và dễ thực hiện hơn.
Định kỳ (ngày, tuần, tháng), bạn có thể dành một khoảng ngắn để lập kế hoạch, cập nhật những việc mới phát sinh và bổ sung kiến thức cho nhiệm vụ, nếu cần.
Việc lập kế hoạch cụ thể cho những việc chưa làm sẽ giúp bộ não ngừng bận tâm về chúng. Nói cách khác, khi bạn viết ra một kế hoạch rõ ràng, tâm trí bạn sẽ nhẹ nhõm và bớt lo lắng hơn về những việc chưa được triển khai.
Khi mỗi đầu việc đều được ghi chép và theo dõi cẩn thận, bạn không còn phải giữ mọi thứ trong đầu, và tất nhiên, chuyện quên sẽ chiếm tỉ lệ rất nhỏ.
3. Bí quyết để không bỏ sót việc: Hãy ưu tiên thay vì ôm hết
Chọn đúng việc quan trọng để tập trung
Một danh sách dài chưa chắc đã giúp bạn kiểm soát tốt công việc. Việc gì cũng đánh dấu khẩn cấp chỉ làm bạn thêm rối não. Khi đó, bạn dễ bị cuốn vào những việc ồn ào, vặt vãnh. Nói cách khác, quá nhiều việc khẩn cấp sẽ khiến bạn bỏ quên việc quan trọng.
Để sắp xếp công việc hiệu quả, bạn có thể chia đầu việc thành ba nhóm:
1. Phải hoàn thành trong hôm nay.
2. Nên có tiến triển trong tuần.
3. Có thể chờ hoặc chuyển sang thời điểm khác.
Cách chia này giúp bạn biết mình nên dồn “năng lượng” vào đâu trước.
Mỗi ngày, hãy chọn từ một đến ba việc quan trọng nhất. Hãy tập trung cao độ để hoàn thành chúng. Những việc như: check email, trả lời tin nhắn, hãy dành một vài khung giờ cố định để thực hiện. Đó là cách quản lý thời gian hiệu quả mà không cần một lịch làm việc chi tiết đến từng phút.
Để không bỏ sót việc, bạn cũng không chỉ ghi ngày hết hạn. Hãy đặt thêm ngày bắt đầu, ngày kiểm tra lại…Những mốc nhỏ này giúp bạn phát hiện sớm lỗi và có phương án sửa chữa kịp thời.
4. Xây hệ thống nhắc việc để hoàn thành mà không cần căng đầu ghi nhớ
Hệ thống nhắc việc hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc
James Clear, một nhà văn, diễn giả người Mỹ viết: “Bạn không vươn lên bằng mục tiêu, bạn rơi xuống theo mức độ của hệ thống”. Nghĩa là, ý chí và cái đích bạn muốn đến không quyết định thành công, mà chính là những thói quen và quy trình hàng ngày quyết định điều đó.
Một hệ thống tốt không cần quá phức tạp. Nó chỉ cần giúp bạn nhìn thấy việc nào đang chờ, việc nào đang thực hiện, việc nào cần người khác phản hồi và việc nào đã hoàn thành.
Nguyên tắc cốt lõi để không bỏ sót việc là rà soát hệ thống đều đặn. Bạn có thể kết thúc mỗi ngày bằng năm phút kiểm tra:
1. Đánh dấu những việc đã hoàn thành.
2. Chuyển những việc chưa xong sang thời điểm phù hợp.
3. Ghi lại công việc mới phát sinh.
4. Chọn nhiệm vụ đầu tiên cho ngày hôm sau.
Cuối tuần, hãy kiểm tra các dự án đang mở, những lời hứa đã đưa ra và các đầu việc đang phụ thuộc vào người khác…Việc rà soát đều đặn chính là nền tảng giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn.
Bạn có thể ứng dụng AI để tóm tắt ghi chú, chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hoặc tìm ra những đầu việc chưa được đề cập. Tuy nhiên, quyền ưu tiên và cam kết thời hạn vẫn cần do bạn kiểm soát. Công cụ chỉ thực sự hữu ích khi phục vụ một quy trình rõ ràng, thay vì trở thành nơi chứa công việc mà bạn không bao giờ mở lại.
Lời kết
Áp dụng các giải pháp để không bỏ sót việc không phải là một cuộc đua ghi nhớ, cũng không làm bạn bận rộn hơn. Đó chỉ đơn giản là bảo vệ sự tập trung, giữ những lời hứa với chính mình và tạo cảm giác hạnh phúc sau khi hoàn thành một công việc.
Khi bạn ghi nhớ công việc đúng chỗ, lựa chọn ưu tiên và duy trì thói quen rà soát, bạn sẽ thấy, mỗi việc đều có vị trí của nó. Tâm trí nhờ vậy mà cũng không phải thấp thỏm về những điều có thể bị quên.
Không bỏ sót việc là một kỹ năng mềm thiết thực, nó giúp bạn làm việc bình tĩnh, bền bỉ và thu về nhiều thành quả hơn cho bạn./.
>> Nghe Podcast (thứ tự #4)
Hiep Vu